Mijn documentenmap is het meest heilige van mijn bagage. Het samenstellen en verzamelen van alle reisdocumenten is niet per se een leuk klusje, maar het is o zo handig als je op reis alle belangrijke gegevens bij de hand hebt. Hier heb ik in een overzicht gezet wat zoal handig is om mee te nemen in je documentenmap. Inclusief handige links en gratis downloads! Zo is het voor jou alleen nog maar een kwestie van invullen, verzamelen en afvinken.
Onderaan de blog vind je de gratis downloads. Hierin vindt je alles nog eens op een rijtje in de vorm van een invulformulier en checklists (inclusief paklijst).
Waarom een documentenmap?
Als je op reis gaat moet je aan zoveel dingen denken. Die paklijst is sowieso al een ding: wat neem je allemaal mee op reis? Maar het is natuurlijk veel leuker om te bedenken welk jurkje je meeneemt, dan om te checken of je alle belangrijke gegevens bij de hand hebt. Is bijvoorbeeld je paspoort nog geldig? En weet je wie je moet bellen als je spoedeisende hulp in het buitenland nodig hebt, of als je portemonnee gejat is?
Als je alle belangrijke reisdocumenten en gegevens in een map verzamelt, geeft je dat de rust dat je alles bij de hand hebt mocht dat nodig zijn. Je hoopt natuurlijk dat je grootste deel van je documentenmap helemaal niet nodig hebt – met uitzondering van je tickets. Maar als er nood aan de man is, dan is het wel zo handig dat je niet op dat moment moet gaan zoeken naar bijvoorbeeld een telefoonnummer.
Welke reisdocumenten stop je erin?
In een A4-formaat mapje met insteekhoezen verzamel ik alle gegevens over mezelf en mijn reis die onderweg handig kunnen zijn. Over mezelf zijn dat bijvoorbeeld personalia en medische gegevens, maar ook contactgegevens van personen en instanties die ik in geval van nood makkelijk wil kunnen bereiken. Met gegevens over de reis bedoel ik bijvoorbeeld een reisschema en alle boekingsbevestigingen.
Ik verdeel mijn mapje in twee delen. Ten eerste het deel met gegevens die altijd hetzelfde zijn, ongeacht de reis. Dit zijn dus de gegevens over mezelf:
- Personalia. Op de eerste pagina noteer ik altijd wat persoonlijke gegevens, voor als er iets met mij gebeurd en de ongelukkige vinder mijn documentenmap vindt. Hierop vermeld ik ook medische bijzonderheden, en wie in geval van nood benaderd kan worden.
- Verzekeringspapieren. Zorg dat je elk geval gegevens van je reis- en annuleringsverzekering, en van je zorgverzekering bij je hebt. Ga je met je eigen auto op pad, dan is het ook handig om gegevens bij je te hebben van je autoverzekering. Deze staan overigens ook op je Groene Kaart, die je bij je moet hebben.
- Medicijnpaspoort. Neem je persoonlijke medicatie mee op reis, neem dan in elk geval een uitdraai van de apotheek mee. Afhankelijk van wat voor medicijnen je gebruikt, heb je mogelijk nog meer verklaringen nodig. Zie hiervoor mijn blog over Medicatie mee op reis.
- Kopieën van je paspoort/identiteitskaart. Bijvoorbeeld bij hotels vragen ze nog weleens om je paspoort – en die willen ze dan een nachtje houden. Ik ben daar persoonlijk geen fan van. Ook de overheid raad het af. Daarom raad ik aan kopieën mee te nemen die je uit kunt delen. Dat betekend: BSN afgeschermd, een kruis door je foto en erop vermelden voor wie de kopie is bedoeld. De ANWB geeft trouwens advies en tips over wat te doen als je wordt gevraagd om je paspoort af te geven.
- Paspoortbriefjes. Zie maar eens uit te leggen waarom je je paspoort niet af wilt geven! Als handig hulpmiddel heeft de ANWB daarom briefjes in verschillende talen opgesteld die je kunt overleggen, samen met zo’n kopie. Voor jouw gemak heb ik deze teksten ook opgenomen in de downloads die je onderaan deze blog vindt.
In het tweede deel zitten documenten die wel per reis wisselen. De gegevens over mijn reis dus. Hierin zitten:
- Paklijst. Of je deze ook meeneemt in je documentenmap is aan jou, maar een paklijst is altijd handig om mee te werken. Zo weet je zeker dat je bijvoorbeeld niet vergeet om schoon ondergoed in te pakken. Of de oplader van je telefoon. Stel je voor dat je dat zou vergeten, horror!
- Accommodatielijst / reisschema. Vooral als je een rondreis maakt waarbij je op meerdere plekken verblijft, dan is een reisschema wel zo handig voor het overzicht! Maar ook als je op één plek verblijft is dit een handig schema. Om aan het thuisfront te geven, en om bij de hand te houden tijdens de reis. In verschillende landen moet je namelijk bij aankomst je verblijfplaats opgeven. Heb je alles bij de hand, dan scheelt je dat zoeken.
- Boekingsbevestigingen en tickets. Ook alle overige paperassen stop ik in de map. Denk aan de boekingsbevestigingen van de accommodaties, de e-tickets van het vliegtuig, de bus, of entreebewijzen die je vooraf heb gekocht voor plekken die je wilt bezoeken.
Bonustip: de reisportemonnee
Een aantal belangrijke reisdocumenten stop je meestal niet in een A4-map met insteekhoesjes, maar eerder in je portemonnee. Om ook al die kleine documentjes handig bij elkaar te houden heb ik een “reisportemonnee” gekocht. Inmiddels heb ik er twee: een grote (roze) en een kleine (blauwe). In de grote reisdocumenten- en paspoort map past ook (net aan) je boardingpass, maar deze paste net weer niet in mijn kleine hand-/heuptasje. Daarom ging mijn voorkeur toch uit naar de kleine reisdocumenten- en paspoort map.
In mijn “reisportemonnee” stop ik al die belangrijke dingen die logischerwijs niet in de documentenmap gaan. Dit zijn dus mijn paspoort, vaccinatiepaspoort, alle pasjes (rijbewijs, betaalpassen, creditcard, zorgverzekeringspas) en een beetje contant. Het is namelijk handig om wat euro’s op zak te hebben voor de dag van vertrek en aankomst, maar ook om op je bestemming te wisselen voor de lokale valuta.
Gratis downloads: de basis van je map reisdocumenten
Ben je gelijk naar beneden gescrold voor de downloads? Geeft niets, want alle belangrijke punten van hierboven vind je er gewoon in terug. Deel 1 vul je dus eenmalig in en stop je in een mapje. Tadaa, je hebt de basis van je documentenmap! Deel 2 pak je er voor elke reis opnieuw bij als hulpmiddel om te zorgen dat je goed voorbereid bent op je volgende avontuur.
Download hier gratis de basis voor jouw documentenmap:
Veel succes met invullen en verzamelen!
Heb je er iets aan gehad? Deel het dan op social media, zodat al je reislustige vrienden ook hun voordeel kunnen doen met de tips. Of heb je misschien nog aanvullende tips? Iets wat je mist in dit overzicht, of opmerkingen over de downloads? Laat het weten in een reactie hieronder.
[In deze blog zijn affiliate links verwerkt. Als je via deze links iets koopt ontvang ik daar een kleine commissie voor, waarmee ik (een deel van) de kosten voor DutchWayfarer kan dekken. Dit kost jou niks extra. Je leest hier meer over in de disclaimer.]
